Achat collectif
Pompe à chaleur
Se lancer pas à pas
Étape 6 : Sélectionner un.e installateur.rice de PAC
Présentation de l'étape
Contributeur.ice
Coordinateur.rice
Participant.es
6.1 - Identifier les installateur.rices potentiel.les
Préalablement à la mise en concurrence d’installateur.rices et afin de pré-cibler des installateur.rices qui répondront à la démarche collective, il est nécessaire que lae coordinateur.rice réalise un benchmark local des entreprises en capacité de s’engager sur ce type de marché. Iel doit prendre contact avec elleux pour leur présenter la démarche. Cela les incitera à répondre à l’appel à projet ensuite. Le contact humain est primordial pour assurer la compréhension et l’engagement des installateur.rice.s dans cette démarche novatrice. Cette étape doit être réalisée un peu en amont du lancement de l’appel à projet pour laisser aux installateur.rice.s le temps de la réflexion sur ce nouveau mode de projet et leur capacité à y répondre.
Il est possible de s’appuyer sur les fédérations locales de professionnels de la PAC pour trouver des entreprises à la bonne échelle en fonction des dimensions du projet.
| Acteur.ice | Actions | Ressources |
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Coordinateur.ice |
Benchmark des installateur.rice.s locaux.ales et prise de contact pour définir leur intérêt ; Les installateur.ices peuvent être sollicité.es aux travers des réseaux d’installateur.ices (connu par les agences locales de l’énergie) ou encore proposé par les participant.es |
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Partage de la lettre de mission aux installateur.rices intéressé.es |
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6.2 - Lancer l’appel à projet auprès des installeur.ices
Une demande précise est la clé d’une mise en concurrence saine et simple. Cela assure des devis comparables et protège le groupement d’achat sur le plan juridique et financier.
Le coordinateur pourra s’appuyer sur le cahier des charges proposé dans les ressources et le spécifiera pour le territoire. Il y joindra les typologies de bâtiments présents dans le projet pour permettre à l’installateur.rice d’apporter une réponse pour chaque cas. Là encore, lea coordinateur.rice peut solliciter l’appui d’un.e conseiller.ère France Rénov pour assurer la complétude du cahier des charges et des informations transmises.
| Acteur.ice | Actions | Ressources |
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Coordinateur.ice |
Compléter trame de cahier des charges proposée pour spécifier les conditions particulières du projet |
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Coordinateur.ice |
Organiser le délai de réponse en fonction des caractéristiques du groupement d’achat (nombre de foyers, complexité de la commande…) |
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Coordinateur.ice |
Envoyer formellement l’appel à projet aux installateurs pré-identifiés |
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6.3 - Analyser les propositions formulées par les installateur.ices
L’analyse approfondie des devis reçus (puissance adaptée, qualité des équipements, garanties, coût global…) sécurise le projet. Elle évite les surdimensionnements, les offres sous-évaluées ou les oublis susceptibles de générer des surcoûts et des manques de garanties.
Lea coordinateur.rice est en charge de cette étape avec l’appui éventuel d’un conseiller France Renov pour proposer une analyse complète aux participant.es et leur permettre de prendre une décision éclairée quant à l’installateur.rice retenu.e. Un temps d’échange peut avoir lieu à cette étape pour bien expliciter les points clés de l’analyse (attention, lea coordinateur.rice doit rester neutre, c’est aux participant.es de se prononcer en final).
| Acteur.ice | Actions | Ressources |
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Coordinateur.ice |
Analyse comparée des propositions |
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Coordinateur.ice |
Demandes complémentaires si incompréhension ou demande de précisions |
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Coordinateur.ice |
S’autoriser à réaliser une seconde phase pour compléter les offres si nécessaires |
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6.4 - Aider à la décision collective pour le choix de l’installateur.rice
Le choix de l’installateur se fait sur la base des offres génériques par typologies de bâtiments. Chaque participant.e exprime son choix à bulletin secret en fonction des informations d’analyse transmises par lea coordinateur.rice. Le résultat du vote est ensuite transmis à tou.tes les participant.es.
Lea coordinateur.rice doit animer ce temps de décision pour garantir la démocratie et apporter tous les éclairages nécessaire à la compréhension et l’adhésion au choix de l’installateur.rice.
A cette étape, il est nécessaire de laisser la possibilité à des participant.es non satisfaits de quitter le groupement. Cependant il est intéressant de comprendre leur motivation de départ pour voir s’il est possible par quelques modifications de les maintenir dans le groupement.
| Acteur.ice | Actions | Ressources |
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Coordinateur.ice |
Préparer la restitution de l’analyse des offres |
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Coordinateur.ice |
Evénement pour partager l’analyse et recueillir les avis : veiller à donner la parole à tout le monde |
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Coordinateur.ice |
Organiser le processus de décision finale en veillant à ce que tous les avis soient entendus |
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6.5 - Accompagner la contractualisation du groupement
Une fois l’installateur.rice sélectionné.e, lea coordinateur.rice doit organiser la visite des bâtiments par l’entreprise pour réaliser les devis individuels finaux sur la base de la proposition initiale retenue. Iel est aussi garant de la bonne compréhension des devis proposés à chacun.es avant la signature. Un accompagnement technique et juridique limite les risques de litiges et protège les ménages.
La signature des contrats doit être sécurisée : vérification des clauses de garantie (décennale, maintenance), pénalités de retard, modalités de paiement.
| Acteur.ice | Actions | Ressources |
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Coordinateur.ice |
Vérifier le contrat avec l’installateur.rice et l’amender le cas échéant (lae coordinateur.rice est garant.e de la volonté des participant.es) |
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Coordinateur.ice |
Faire signer le contrat cadre par le groupement (modalités selon structure juridique du groupement) |
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